Her er våre rutiner for å oppfylle plikter etter åpenhetsloven.

1. Formål

Rutinen skal bidra til at Dør & Vindu Gruppen AS, med datterselskap, og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og ansattes arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levring av tjenester, og å sikre allmenhetens tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.

2. Omfang

Rutinen omfatter aktsomhetsvurderingen knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter risikobasert tilnærming.

3. Ansvar

Daglig leder er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med innkjøpsansvarlig sikre at det er gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder.

4. Beskrivelse

Aktsomhetsvurderinger baserer seg på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for et ansvarlig næringsliv:

  • Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer.
  • Kartlegg og vurder negativ påvirkning og skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser.
  • Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning eller skade.
  • Overvåk gjennomføring og resultater.
  • Kommuniser hvordan påvirkningen er håndtert.
  • Sørg for eller samarbeid om, gjenoppretting og erstatning der det er påkrevet.

5. Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk

  • Minst en gang pr. år
  • Kartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester.
  • Vi skal søke tilgjengelig informasjon på diverse nettsteder som f. eks.
    • Freedom house.org
    • Ituc-csi.org
    • Enviromental performance index
    • Transparency international
    • Forbrukertilsynet
  • Basert på risikokartlegging skal områder for forbedring og tiltak prioriteres.
  • Risikokartlegging gjøres visuelt der leverandør ikke trenger videre oppfølging. Vurdere hvorvidt leverandør skal avgi egenerklæring. Til slutt et eventuelt behov for videre oppfølging, med revisjon av selskapet i tråd med vår «Supplier code of conduct.»
  • Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse og denne legges, i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår nettside.

Tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade

  • Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av fagansvarlige.
  • Tiltak kan gjennomføres direkte overfor leverandører fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller ander samarbeidspartnere.

Endringer

  • Dersom vår virksomhet innen innkjøpsområdet blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal fagansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette.

6. Avvik

  • Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes til daglig leder i det aktuelle selskapet.
  • Fagansvarlig vil følge opp overfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet.
  • Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.

7. Behandling av informasjonskrav

  • Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og mulige negative konsekvenser knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til særskilt vare eller tjeneste virksomheten tilbyr.
  • Dersom vi mottar krav om informasjon, skal dette besvares.

8. Referanser og tilknyttede dokumenter

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold 8 Åpenhetsloven, LOV -2021-06-18-99)

 

Du kan også laste ned disse rutinene som en PDF her.