Rutine for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven
1. Formål
Rutinen skal bidra til at Dør & Vindu Gruppen AS, med datterselskap, og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og ansattes arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levring av tjenester, og å sikre allmenhetens tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.
2. Omfang
Rutinen omfatter aktsomhetsvurderingen knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter risikobasert tilnærming.
3. Ansvar
Daglig leder er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med innkjøpsansvarlig sikre at det er gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder.
4. Beskrivelse
Aktsomhetsvurderinger baserer seg på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for et ansvarlig næringsliv:
a. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer.
b. Kartlegg og vurder negativ påvirkning og skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser.
c. Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning eller skade.
d. Overvåk gjennomføring og resultater.
e. Kommuniser hvordan påvirkningen er håndtert.
f. Sørg for eller samarbeid om, gjenoppretting og erstatning der det er påkrevet.
5. Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger
Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:
- Minst en gang pr. år
- Kartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester.
- Vi skal søke tilgjengelig informasjon på diverse nettsteder som f. eks.
- Freedom house. org.
- Ituc-csi.org
- Enviromental performance index
- Transparency international
- Forbrukertilsynet
- Basert på risikokartlegging skal områder for forbedring og tiltak prioriteres.
- Risikokartlegging gjøres visuelt der leverandør ikke trenger videre oppfølging. Vurdere hvorvidt leverandør skal avgi egenerklæring. Til slutt et eventuelt behov for videre oppfølging, med revisjon av selskapet i tråd med vår «Supplier code of conduct.»
- Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse og denne legges, i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår nettside.
Tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade
- Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av fagansvarlige.
- Tiltak kan gjennomføres direkte overfor leverandører fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller ander samarbeidspartnere.
Endringer
- Dersom vår virksomhet innen innkjøpsområdet blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal fagansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette.
6. Avvik
- Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes til daglig leder i det aktuelle selskapet.
- Fagansvarlig vil følge opp overfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet.
- Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.
7. Behandling av informasjonskrav
- Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og mulige negative konsekvenser knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til særskilt vare eller tjeneste virksomheten tilbyr.
- Dersom vi mottar krav om informasjon, skal dette besvares.
8. Referanser og tilknyttede dokumenter
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold 8 Åpenhetsloven, LOV -2021-06-18-99)